İşletmeler için satın alma süreçleri artık bir seçenek değil bir zorunluluktur. Rekabetin doruklarda yaşandığı ticaret ekosisteminde satın alma süreçlerinin çok iyi kurgulanması, sürdürülebilir bir işletme için önemlidir. Tedarikçi yönetiminde satın alma süreçleri belli stratejilere dayandırılmalıdır. Belirli hedefler çerçevesinde kurgulanması gereken satın alma süreçleri de, satın alma sitelerinin tedarikçi yönetimi stratejilerinde kritik bir fonksiyonu yerine getirir.
Satın almanın işletme girişiminin büyümesi ile doğru orantılı bir bağlantısı vardır. Satın alma süreçlerinin işletme sistemine doğru ve etkin bir şekilde entegre edilmesi, sürdürülebilirliğe katkı sunar. Tedarikçi yönetiminin ana fonksiyonlarından bir olan satın alma, rekabetin de stratejik bir noktasında bulunmaktadır.
“Satın alma kararları, girişimin başarısı için stratejik önemdedir. Doğru ürünlerin, malların ya da hizmetlerin doğru ve istenen yerde, doğru ve istenen zamanda, doğru ve beklenen bir fiyattan, doğru ve istenen kalitede, doğru ve istenen miktarda alınması, satın alma kararlarının en temel konularıdır.”
Tedarikçi Yönetimi ve Satın Alma
Tedarik; malların, üretim veya satış için elde edilmesini kapsar. Tedarikçi yönetimi, firmaların tüm tedarikçilerini kayıt altına alan bir sistemdir. Tedarikçileri lokasyon ve kalite gibi kriterlere göre değerlendirme fırsatı veren tedarikçi yönetimine hizmet eden ana unsurlardan biri de satın almadır. Bütünleşik bir tedarikçi yönetimi, satın alma süreçlerini otomatik hale getirir. Sistemdeki siparişlerin tedarikçilerle elektronik ortamda paylaşılmasını sağlar.
Tedarikçi yönetiminde ilişkilerin sürekliliği esastır. Tarafların bağımsız ve eşit koşullarda işbirlikleri geliştirmesi beklenir. Bu süreçte birinin diğer paydaş üzerinde hâkimiyeti olmamalıdır. Stratejik işbirlikleri ve ortak girişimlerle bütünleşik bir tedarikçi yönetimi hedeflenmelidir.
Satın alma; herhangi bir firma tarafından herhangi bir tedarikçiden üretimde kullanmak veya satmak üzere satın alınan ekipman, malzeme, donanım, parça ve hizmet öğeleridir. Tedarikçilerden satın alma, tüm bu öğelerle birlikte hizmet elde etme sorumluluğunu kapsayan bir işlevlerin bütünüdür. Satın alma süreçlerinde teklif yönetimi, sipariş, irsaliye (e-irsaliye) ve fatura (e-fatura) gibi başlıklar da yer alır.
Tedarikçi yönetiminin satın alma süreçleri temel olarak şu amaçlar üzerine kurgulanır;
- Ürün stoklarını kontrol ederek, envanter maliyetlerini ve kayıpları minimize etmek.
- Ürün kalitesinde süreklilik sağlamak; kalite–maliyet dengesi kurmak.
- Her anlamda güvenilir tedarikçiler bulmak; bu tedarikçileri korumak.
- Tedarik edilen ürün, hizmet veya materyalleri veya servisleri standart hale getirmek.
- Ürün girişlerinde kalite kontrol süreçlerini hayata geçirmek.
- Gereksinim duyulan ürün ve hizmetleri düşük maliyetle tedarik etmek.
- Tedarikçilerle karşılıklı güven içinde sağlanan ilişkilerle kurumun rekabetçi gücünü ve pazarlık yeteneğini yükseltmek.
- Ürün, hizmet, malzeme, servis, ekipman, donanım veya veri akışı süreçlerinde düzen ve süreklilik sağlamak.
- Farklı departmanlar arasında periyodik olarak satın alma süreçlerini iyileştirme toplantıları yapmak.